Wenn Sie ein Hostingpaket für Ihre Website buchen, stellen die Provider auch recht üppige Mailbox-Volumen bereit. Sie können also Ihre berufliche Domain www.tollefirma.de mit der dazu passenden Mailadresse (oder gleich mehreren) versehen.

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Die Mailadresse kann ich auf Wunsch während eines Websiteprojekts für Sie einrichten. Wer es selbst machen möchte, wird im Kundenlogin des Providers durch die Mailboxeinrichtung geleitet. Die Mailadresse besteht zwangsläufig aus der Domain (tollefirma.de) und dem vorangestellten kürzel@. Bitte Vorsicht bei den verbreiteten Kürzeln „mail@“ „info@“ „kontakt@“ und ähnlichen, denn die können von automatischer Spamsoftware ganz leicht geknackt werden. Je individueller also die Mailadresse, desto sicherer.

Aber zu lang darf sie auch nicht sein! Die Mailadresse sollte auf kleinen Visitenkarten in eine Zeile passen und von Kunden leicht zu merken und zu notieren sein. Sie ist am Telefon gut zu verstehen und muss in der Schreibweise nicht erklärt werden. Sie ist so kurz wie möglich.

Spamschutz

Nach der Einrichtung der offiziellen Mailadresse trage ich diese spamgeschützt  in Ihre Firmenwebsite ein, denn eine ungeschützt veröffentlichte Mailadresse kann von Spam-Malware als Adressat oder Absender für virenverseuchten Schrott missbraucht werden. Obwohl die Mailadresse auf der Website technisch verborgen wird, können echte Internetbesucher sie  weiterhin lesen, anklicken und benutzen. Zusätzlich zum lesbaren Linktext muss die im Code stehende „mailto:“ Zeile technisch unkenntlich werden. Es nützt also nichts, nur das @ umzuschreiben in  management (at) tollefirma.de  oder die Mailfunktion ganz unbrauchbar zu machen.

Man kann es Spammern zwar sehr erschweren, aber wo kriminelle Energie werkelt, hinken Schutzmaßnahmen leider immer hinterher. Sollte Ihre Mailadresse schon „geknackt“ worden sein: Keine Panik, der Sturm legt sich wieder. Installieren Sie einfach lokal auf Ihrem PC einen kostenfreien Spamfilter: Spamhililator – www.spamihilator.com/de

Private und berufliche Mailbox trennen

Dringend empfohlen ist die Trennung der E-Mails in private und berufliche Postfächer. Richten Sie sich zusätzlich zur offiziellen Mailadresse noch eine halboffizielle Mailbox ein (kostenfrei bei web.de, msn hotmail.de, gmx.de oder berlin.de und anderen). Bitte Vorsicht: Der volle Eigenname oder Firmenname sollte darin nicht vorkommen! Diese inoffizielle Mailadresse nutzen Sie nun für Blogs, XING, Twitter, Portalanmeldungen, Netzwerkkontakte, Facebook oder zur Teilnahme in Foren. Ihre offizielle Firmenmailbox bleibt dabei aber ausschließlich seriösen, beruflichen Kontakten und Aufträgen vorbehalten. So ist Ihre Firmen-Mailadresse langfristig vor Spam geschützt. Hoffentlich.

Formulare

Kurze Formulare sind nützlich, wenn Internetbesucher kein Mailprogramm für den Kontakt eingerichtet haben. Aber Formulare sind oft unbeliebt: Kunden möchten nicht langwierig sensible Daten in Eingabefelder tippen und verzweifeln oft an unkenntlichen Spamschutz-Grafiken. Längere Formulare machen nur dann Sinn, wenn man die schriftlich belegte Zustimmung der Kontakte benötigt und archivieren muss: Für Bestellungen, für Newsletter, für Produkthandel. Zusätzlich zum Formular sollte auf der Kontaktseite auch immer die offizielle E-Mail-Adresse angegeben werden. Der Gesetzgeber hat diverse Auflagen zum Datenschutz und Verbraucherschutz erlassen. Informieren Sie sich im Zweifelsfall unbedingt bei juristischen Fachleuten!

Weiterleitungen

Wenn Sie schon eine private Mailbox bei einem der kostenfreien Anbieter benutzen, haben Sie bekanntlich zwei Möglichkeiten der Mailabrufung  (die man auch für die offizielle Mailadresse einrichten kann):

• Sie loggen sich in Ihren geschützten persönlichen Onlinezugang auf dem externen Server ein und verwalten dort alle Mails.

• Die Mails landen direkt im POP3 oder IMAP Postfach auf Ihrem PC, das Sie mit einem lokalen Programm wie Outlook Express oder Thunderbird verwalten.

Eine dritte Möglichkeit sind Weiterleitungen:
Die neue offizielle Mailadresse email hidden; JavaScript is required wird eingerichtet und direkt an Ihre schon bestehende Mailbox (bei t-online, hotmail, gmx, web.de)  weitergeleitet. Diese Weiterleitung kann ich innerhalb des Websiteauftrags für Sie anlegen. Sie erhalten also alle Mails erstmal wie gewohnt in einem einzigen Postfach und haben für den Empfang zwei Mailadressen zur Verfügung, für die Beantwortung aber weiterhin nur eine. Daher sind Weiterleitungen nur provisorisch, empfohlen ist immer die eindeutige Trennung in zwei Postfächer.

POP3 oder IMAP Postfächer

Im eigenen Mailverwaltungsprogramm wie Outlook Express oder Thunderbird kann man sich ein POP3- oder IMAP Postfach anlegen, in das die Mails automatisch direkt vom externen Server geleitet werden. Diese lokale Einrichtung können Sie selbst vornehmen oder für Netzwerke einen freien Administrator hinzuziehen. Alle Infos und Daten zur Einrichtung werden natürlich im Kundenlogin Ihres Providers bereitgestellt, ebenso eine Anleitung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich als Webdesignerin keinen
Support für solche lokalen PC-Einrichtungen geben kann.

 

Eine Kundeninformation von Marion Brandes
Webdesign. Grafikdesign. Illustration
www.marion-brandes.de